مقاله بررسی صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی

مقاله بررسی صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی در 12 صفحه ورد قابل ویرایش 

صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی

قبل از پرداختن به مفاهیم «صف» و «ستاد» و تشریح موقعیت سازمانی هر یك لازم است كه مفاهیم «قدرت» و «اختیار» تعریف شوند تا ضمن پی بردن به وجوه تمایز بین این دو مفهوم، انواع قدرت نیز شناخته شوند.

قدرت و اختیار

قدرت را می‎توان توانایی اشخاص یا گروهها در اثر نهادن بر عقاید و ارزشهای فكری اشخاص یا گروههای دیگر، یا وادار كردن آنها به انجام اعمال خاص و یا بازداشتن آنها از انجام كاری تعریف كرد.

اختیار، بشتر اثر سازمانی دارد و به قدرت و صلاحیت شغلی افراد مربوط می‎شود. به این ترتیب اختیار را می‎توان قدرتی شغلی تعریف كرد كه با استفاده از آن، شاغل (البته تا زمانی كه در آن شغل انجام وظیفه می‌كند)، می‎تواند از طریق اعمال نظر در تصمیم گیریها، در سرنوشت دیگران اثر بگذارد. بنابراین اختیار نیز نوعی قدرت است اما قدرتی كه پایگاه سازمانی دارد یعنی قدرتی است كه از شغل و موقع و مقام سازانی سرچشمه می‎گیرد.

مفاهیم صف و ستاد

با وجود اهمیتی كه روابط صف و ستاد در زندگی سازمان دارد هنوز برخی از مدیران استنباط روشنی از مفاهیم صف و ستاد ندارند و گاهی این دو را با هم اشتباه می‌كنند بنابراین لازم است كه این دو مفهوم دقیقاً تعریف و شناخته شوند. بنا بر نظریه ای كه به طور وسیعی در مدیریت پذیرفته شده است «صف» به واحدها یا نقش هایی اطلاق می‎شود كه مستقیماً برای تأمین هدفهای موسسه فعالیت می‌كنند و در این زمینه مسئولیت مستقیم دارد. در حالی كه «ستاد» به واحدها یا نقش هایی دلالت دارد كه مستقیماً در جهت تأمین هدفهای موسسه فعالیت ندارند، لكن به واحدهای صفی كمك می‌كنند تا بتوانند به نحو موثری انجام وظیفه كنند و از عهده تأمین هدفهای موسسه برآیند.

از مطالب فوق معلوم می‎شود كه ساده ترین طریق تشخیص فعالیت های صفی و ستادی در هر سازمان، توجه به «مستقیم» یا «غیرمستقیم» بودن كمكی است كه این فعالیت ها در تأمین هدفهای كلی موسسه دارند.

به عبارت دیگر، فعالیت های صفی شامل فعالیت هایی هستند كه مستقیماً به تأمین هدفهای كلی سازمانی كمك می‌كنند و فعالیت های ستادی آن گونه فعالیت هایی هستند كه به طور غیرمستقیم به تأمین هدفهای كلی سازمانی كمك می‌كنند.

طریق دیگری كه برای تشخیص فعالیت های صفی و ستادی غالباً به كار می شود، توجه به چگونگی صدور دستور و اجرای آن در خط فرماندهی است. مدیران و مسئولین صف در خط فرماندهی قرار دارند و حق صدور دستوربه واحدها و مسئولین را دارند و مسئولین مادون ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند. در حالی كه مدیران و مسئولین ستاد در خط فرماندهی قرار ندارند و حق صدور دستور به واحدها و مسئولین صف، حتی به مسئولین رده های پایین سازمانی را ندارند. واحدها و كارشناسان ستادی فقط می‎توانند به مدیران صف نظر مشورتی بدهند و آنها را در انجام وظایف و مسئولیت هایشان یاری دهند. بدیهی است چنانچه لازم باشد طرحها و نظریات واحدهای ستادی توسط واحدهای صف به مورد اجرا گذارده شود، در این صورت واحدهای ستادی سعی می‌كنند ابتدا طرحها و ایده های موردنظر خود را به تصویب مقامات عالی سازمان برسانند و سپس مراتب را برای اجرا به واحدهای صف ابلاغ كنند. در سازمانهای نسبتاً كوچك كه كلیه كاركنان زیر نظر یك نفر انجام وظیفه می‌كنند هر یك از آنان در خط فرماندهی قرار داشته و ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند این گونه سازمانها صرفا یك سازمان صف تلقی می‎شوند.

روابط بین صف و ستاد:

یكی از مسائل عمده ای كه همواره در سازمانها به عنوان یك مشكل برای مدیران مطرح است روابط بین صف و ستاد و اختلافاتی است كه در این روابط بوجود می‎آید. دلایل این اختلاف متعدد است ولی اهم آنها به این شرح است:

1-   نبودن حدود مشخص روشن برای وظایف هر یك از مدیران صف و ستاد

2-   عدم اطلاعات مدیران صف و ستاد از وظائف یكدیگر

3- اختیارات زیاد واحدهای صف كه باعث می‎شود در مقابل ایده ها و طرحهایی كه از طرف واحدهای ستاد برای تغییر ارائه می‎شود مقاومت نمایند.

4- ارائه نكردن اطلاعات كافی و مستدل از طرف واحدهای ستاد به مدیران صف به منظور توجیه و متقاعد كردن آنها

5-   احراز مسئولیت های صف و ستاد توسط افرادی كه صلاحیت های كافی ندارند.

بهبود روابط صف و ستاد

می‎توان در این خصوص بحث مفیدی انجام داد و آن این است كه نقش ستاد باید در ارائه كمك حتی به همه سطوح مدیریت باشد. نخستین شرط برای انجام این كار آن است كه این طرز فكر را كه اختیارات و مسئولیت باید مساوی باشد را كنار بگذاریم. در گروه صف و ستاد وابستگی متقابل دارند و از این رو ستاد در همة سطوح مدیریت باید به عنوان مسئول شناخته شود. متقابلاً ستاد نیز باید اطلاعات خود را به جای بالاترین سطح به مدیر اجرایی مربوط ارائه نماید تا مورد استفاده قرار گیرد و در حقیقت سازمان تا حدی به خود مدیریتی برسد متخصصان در دو حالت مشكلات كمتری در روابط خود با مدیران پیدا می‌كنند. یكی حالتی است كه متخصص به عنوان كارمند صف است و زیر نظر مستقیم مدیر صف كار می‌كند و فاصلة مكانی نیز با مدیر صف ندارد و دیگری حالتی است كه متخصصان در قسمت دیگری جدا از مدیران كار می‌كنند. در هیچ یك از این دو حالت قدرت مدیران به خاطر نیروهای متخصص محدود نمی‎شود.